Kā izsekot krājumiem un pārdošanas apjomiem mazā biznesā

Lielākā daļa uzņēmumu, kas galu galā aug, ir mazi, tāpat kā Apple® un Microsoft®. Daži no viņiem sāka darboties no garāžas, un viņi galu galā kļuva par mājsaimniecības vārdu visā pasaulē. Patiesība ir tāda, ka ne tikai ar fantastisku biznesa ideju, bet arī saistībām, disciplīnai, centībai un uzmanībai pret detaļām ir dažas no pamata atribūtiem, kas mazam biznesam liek augt tik lielam.

Ja esat uzņēmējs, kas vada mazu biznesu, vai arī nodarbojaties ar mazumtirdzniecību, viena no atslēgām, kas jums būtu nepieciešama, lai bizness augtu un kļūtu ļoti rentabls, ir ieviest procesu, kas nodrošinās efektīvu krājumu pārvaldību. Teiciens, ka “mazumtirdzniecība ir sīkums”, pareizi raksturo efektīvas krājumu pārvaldības pieejas jēdzienu maziem uzņēmumiem; jums vienkārši jāpievērš uzmanība visiem sava mazā biznesa aspektiem, ja vēlaties, lai tas aug.

Krājumu vadības nozīme mazo uzņēmumu īpašniekiem

Nekas nesūta klientu konkurenta rokās, piemēram, nepietiekams inventārs. Tajā pašā laikā nekas nenogalina naudas plūsmu un, visbeidzot, rentabilitāti, piemēram, lieko krājumu.

Kā uzņēmējam jums ir jāsaglabā līdzsvarots inventārs, lai nezaudētu savu klientu, kā arī lai izvairītos no liekā krājuma turēšanas. Tādēļ jums ir jābūt ļoti stabilai krājumu pārvaldības sistēmai. Šeit ir uzskaitīti daži svarīgi krājumu pārvaldības ieguvumi.

a. Krājumu novēršana

Iedomājieties, ka jūsu tuvākajā pārtikas veikalā pastāvīgi nav iecienītāko graudaugu zīmolu, un tad netālu tālu jūs dzirdat par citu veikalu, kas gandrīz nekad neiztrūkst no tā paša zīmola. Protams, jūs sāktu apmeklēt jauno veikalu, lai iegūtu rokas par savu mīļoto graudaugu zīmolu.

Un galu galā, tā kā jums būtu neērti iepirkties pārtikas preces divos dažādos veikalos, jums būs jāizvēlas viens veikals - un tas, protams, būtu veikals, kurā vienmēr ir tas, kas jums nepieciešams noliktavā. Diemžēl jūsu tuvākais pārtikas veikals ir zaudējis klientu sliktas krājumu pārvaldības dēļ.

Jums vienmēr jācenšas apmierināt klientu vajadzības, nodrošinot, ka viņi vienmēr piekļūst jūsu izstrādājumiem, un labākais veids, kā to izdarīt, ir pareiza krājumu pārvaldība.

b. Izvairīšanās no pārslodzes

Pārmērīga krājumu uzkrāšana pati par sevi ir problēma. Ja krājat pārāk daudz produkta, pastāv iespēja, ka, iespējams, nevarēsit tos visus pārdot savlaicīgi, un pastāv liela varbūtība, ka daži priekšmeti kļūs slikti vai pat novecojuši, kas jūsu biznesam rada lielus zaudējumus.

c. Samazinātas turēšanas izmaksas: inventāra uzturēšanas izmaksas ir ļoti saistītas ar inventāra lielumu. Ja jūs uzturat tikai vajadzīgo daudzumu inventāra, jums nevajadzēs tērēt pārmērīgi daudz glabāšanai, uzturēšanai, personālam un visām citām turēšanas izmaksām.

d. Zādzību samazināšana un novirzīšanās

Vēl viena problēma, kas rodas krājumu pārvaldībā un kuru pareiza krājumu pārvaldība palīdz novērst, ir zādzību samazināšana. Vienmēr ir negodīgi darbinieki vai klienti, kuri cenšas “palīdzēt sev” ar dažiem uzņēmuma produktiem. Ar pareizu krājumu pārvaldību un uzraudzību jūs varētu viegli atklāt un kontrolēt šādas situācijas.

e. Apgrozāmo līdzekļu vadība

Jums ir nepieciešami apgrozāmie līdzekļi, lai pārvaldītu katru sava biznesa aspektu. Bet, iepērkot pārāk daudz līdzekļu preču uzkrāšanā, var ciest citi jūsu biznesa aspekti, jo nepietiks līdzekļu citu darbību veikšanai.

Krājumu pārvaldība palīdz jums glabāt tikai atbilstošu daudzumu krājumu. Jūsu krājumi nebūs pārāk lieli, lai jums nāktos tajā nogremdēt pārāk daudz apgrozāmā kapitāla. Un tas nebūs par maz, lai jūsu apgrozāmie līdzekļi netiktu efektīvi izmantoti.

f. Atbilstošas ​​izejvielas

Krājumu pārvaldība ir vēl svarīgāka ražotājiem, jo ​​nevienā brīdī jums nav atļauts izlietot izejvielas. Ja jums kādreiz izbeidzas izejmateriāli vai kāda būtiska sastāvdaļa ražošanai, tas var radīt secīgus zaudējumus, piemēram, strādniekiem izmaksātas algas, laika zudumus un citus šādus zaudējumus. Ražotāji izmanto krājumu pārvaldību, lai nodrošinātu, ka vienmēr ir pieejams atbilstošs daudzums ražošanas materiālu.

g. Precīza peļņas uzskaite

Krājumi ir biznesa aktīvs pats par sevi. Gatavojot finanšu pārskatu, jums precīzi jānorāda pašreizējā inventāra vērtība. Bez pienācīgas krājumu pārvaldības tas, ko jūs labākajā gadījumā iegūtu, ir pieņemts vai pat pārspīlēts skaitlis. Tas automātiski nozīmē arī palielinātu peļņu un kļūdainus finanšu pārskatus.

h. Pārpasūtīšana

Krājumu pārvaldība palīdz jums zināt, kad var pasūtīt noliktavā esošās preces. Tas arī palīdz jums izvairīties no laika nobīdes atkārtotas pasūtīšanas procesā. Dažreiz, pārkārtojot dažus svarīgus ražošanas materiālus, piegādātājs paņemtu laiku pirms pasūtījuma apstrādes un piegādes jums. Pareizi pārvaldot krājumus, jūs būtu sapratuši katra piegādātāja noilguma termiņu un varēsit attiecīgajā laikā veikt atkārtotu pasūtīšanu.

i. Noliktavas efektivitāte

Ja jums ir ļoti liela noliktava vai vairākas noliktavas, kļūst grūti zināt, kurā noliktavā atrodas kādas preces, un tas rada nevajadzīgu ražošanas procesa kavēšanos. Ar atbilstošu krājumu pārvaldību šādas problēmas var novērst vai samazināt līdz viszemākajam minimumam. Tas arī palīdz ievērojami samazināt noliktavu izmaksas.

j. Potenciālo problēmu identificēšana

Pareiza krājumu pārvaldība ļauj ātrāk identificēt iespējamās ražošanas problēmas, kas saistītas ar krājumu pārvaldību, un ļauj veikt arī operatīvas darbības.

Lai gan krājumu izsekošana nav patīkams uzdevums, tas ir galvenais veiksmīga biznesa darbības aspekts. Ja jums ir laba sistēma krājumu un pārdošanas izsekošanai, tas palīdzēs jums noskaidrot, kādas preces jums ir noliktavā, ko esat pārdevis, kādas joprojām ir pasūtītas un kad jūsu pasūtījumi pienāks.

Izmantojot šādu sistēmu, jūs varat ātri atpazīt ātri pārdotos produktus, kas jums jāpasūta atkārtoti, un lēnām pārdotos produktus, kas jums ir vai nu jāatzīmē, vai jāreklamē agresīvāk. Turklāt regulāra un efektīva inventāra uzskaite var palīdzēt jums uzturēt mērenu krājumu, kas nav par daudz vai par maz.

Pārāk daudz krājumu sasaista līdzekļus, kurus citādi varētu izmantot darbības izmaksām vai citiem svarīgākiem mērķiem. No otras puses, ja ir pārāk maz krājumu, jūs zaudējat ieņēmumus, jo jums nav pietiekami daudz produktu, ko pārdot. Pēc tam, kad būsim pārrunājuši krājumu un pārdošanas uzskaites nozīmi, tagad pārrunāsim, kā izsekot krājumiem un pārdošanas apjomiem jūsu mazajā biznesā. Ir daudz veidu, kā izsekot inventarizāciju, un visas šīs metodes iedala divās kategorijās: manuālā un automatizētā.

Divi veidi, kā izsekot krājumiem un pārdošanas apjomiem

I. Manuālā metode

Lai izsekotu krājumus, izmantojot manuālo metodi, sāciet, skaitot produktus, lai noteiktu sākuma krājumus. Pēc tam klasificējiet inventāru vispirms pēc produkta nosaukuma, pēc tam pēc citiem specifiskiem produktu atribūtiem, piemēram, krāsas, lieluma, lietošanas veida, datuma vai stila.

Piemēram, ja jums ir parfīms kā inventārs, jūs vēlaties tos klasificēt pēc nosaukuma, pēc tā, vai tie ir domāti vīriešiem vai sievietēm vai abiem, pēc lieluma. Tādējādi jums ir vieglāk izsekot tam, kas jums nepieciešams un ko neesat pārdevis. Pēc krājuma vienumu šķirošanas kategorijās izveidojiet izklājlapu programmā Microsoft Excel, lai izsekotu krājumiem un pārdošanas apjomiem.

Vienkārši izveidojiet katra produkta darblapu un uzskaitiet sākotnējo šī produkta krājumu daudzumu. No šī brīža pēc vajadzības pielāgojiet sākotnējo krājumu skaitu. Tas ir, no sava reģistra atņemiet katra produkta pārdošanas apjomus un pievienojiet tam jaunus produktus. Dariet to vismaz reizi nedēļā, pēc vajadzības koriģējot inventāra kopsummu.

Pietiks ar Microsoft Excel, ja krājumā būs mazāk nekā 10 dažādu priekšmetu. Tomēr, ja krājumā ir vairāk nekā 10 vienību, labāka iespēja ir izveidot krājumu datu bāzi Microsoft Access. Microsoft Access piedāvā daļēji automatizētas, pievilcīgākas un vieglāk lietojamas krājumu veidnes. Un jūs varat izdrukāt ērtus krājumu pārskatus, lai izsekotu pārdošanas apjomus, krājumu papildinājumus un atgriešanu. Tomēr tā joprojām nav tik efektīva kā pilnībā automatizēta sistēma.

II. Automatizētā metode

Ja jūs vadāt uzņēmumu, kura krājumos ir vairāki dažādi priekšmeti (piemēram, mazumtirdzniecības veikals), jums būs jāizmanto automatizēta sistēma, jo manuālā inventarizācijas un pārdošanas uzskaites metode būs pārāk apgrūtinoša, ja tā vispār darbosies.

Lai gan ir daudz automatizētu metožu, visizplatītākā un efektīvākā ir profesionālas inventāra pārvaldības programmatūras integrēšana ar svītrkodu skeneri un reģistriem jūsu veikalā. Katram produktam ir unikāls svītrkods, kas tiek skenēts norēķinu punktā. Svītrkods satur cenu, kā arī citu būtisku informāciju par preci.

Kad svītrkodu skeneris ir atklājis un reģistrējis pārdošanai paredzētu produktu, tas automātiski reģistrē pārdošanu un no kopējā veikalā atstāto vienību skaita atskaita nopirkto preces vienību skaitu. Tas tiek izdarīts dažu sekunžu laikā.

Cita metode ietver radiofrekvences identifikācijas izmantošanu, kas katru inventāra vienību apzīmē ar plastmasas etiķeti, kurā ir programmējama mikroshēma un maza antena. Marķējumos ir būtiska informācija par katru produktu, un tos var nolasīt īpašs rokas lasītājs.

Lai arī šī opcija ir dārgāka nekā svītrkodu izmantošana, tai ir daudz priekšrocību. Tagus var nolasīt no liela attāluma. Milzīgu kaudzi ar marķētiem priekšmetiem var lasīt uzreiz, un tagu informāciju var nekavējoties atjaunināt, jo preces jūsu veikalā tiek pārvietotas no viena punkta uz otru. Un interesanti, ka tagus var iestatīt, lai izsauktu trauksmi, kad prece tiek izvesta no veikala, novēršot marķētu preču zādzības.

Tātad, ja jūs pārdodat priekšmetus, kas ir ļoti dārgi, piemēram, rotaslietas, jūs labāk izvēlētos šo iespēju. Pat ja jūs izsekojat pārdošanas apjomus un krājumus, izmantojot automatizētu sistēmu, vismaz reizi gadā veiciet manuālu pārbaudi, lai pārliecinātos, vai neesat pazaudējis dažus krājuma priekšmetus.

10 efektīvi krājumu pārvaldības padomi mazam biznesam

Patiesība ir tāda, ka, ja jūs neveicat pareizu uzskaiti par visiem produktu un pakalpojumu darījumiem jūsu biznesā, jūs, iespējams, centīsities gūt peļņu, un tas noteikti ietekmēs jūsu budžeta veidošanu. Faktiski slikta krājumu pārvaldība ir daļa no tā, kas padara uzņēmumu bankrotu. Tagad ļaujiet mums ātri iepazīties ar 10 efektīviem krājumu pārvaldības padomiem maziem uzņēmumiem:

1. Izveidojiet īpašu Excel izplatīšanas shitu ikdienas krājumu uzskaitei

Viena no pamatlietām, kas jums jādara, lai nodrošinātu efektīvu krājumu pārvaldību jūsu mazajam biznesam, ir izveidot īpašu excel spread sūdu, lai katru dienu veiktu krājumus. Piemēram, ja jūs vadāt mammu un populāru biznesu un nevarat atļauties pielāgotu programmatūru, varat izdrukāt izcilus sūdus un veikt manuālu inventarizāciju; cietā vāka grāmata var kalpot pat tam pašam mērķim.

2. Pārliecinieties, ka katru preci, kas nonāk jūsu noliktavā, dokumentē dažādi ierēdņi

Vēl viens padoms, kas garantēs efektīvu krājumu pārvaldību jūsu mazajam biznesam, ir nodrošināt, lai visas preces, kas nonāk jūsu noliktavā vai veikalā, dokumentētu dažādas amatpersonas. Process ir vienkāršs, ja kravas automašīna ienes jūsu noliktavā labu laiku, kravas automašīnas vadītājs uzrādīs savu pavadzīmi apsardzes darbiniekam pie vārtiem, apsardzes darbinieks apstiprinās un paņems savus krājumus, un pēc tam noliktavas vadītājs arī pašam savi krājumi jāņem atsevišķi no apsardzes darbinieka.

4. Konsultējieties ar programmatūras izstrādātājiem, lai izstrādātu pielāgotu krājumu programmatūru jūsu biznesam

Ir pielāgota inventāra programmatūra, kas nodrošina efektīvu krājumu pārvaldību; tas palīdzēs jums izveidot rēķinus un arī ģenerēt ieņēmumus par visiem biznesa darījumiem. Patiesība ir tāda, ka vairums mazo uzņēmumu, iespējams, nespēs samaksāt programmatūras izstrādātājam, lai palīdzētu viņiem izstrādāt pielāgotu programmatūru savam biznesam. Ja jūs varat atļauties savam biznesam pielāgotu programmatūru, lūdzu, dariet to visu.

4. Izpildiet obligātu kvīšu izsniegšanu par katru darījumu

Vēl viens efektīvas krājumu pārvaldības padoms maziem uzņēmumiem ir ieviest kvīts izsniegšanu par katru biznesa darījumu. Faktiski kvīts ir kvīts izsniegšana elektroniski. Tas palīdzēs jūsu uzņēmuma spraudēm, kas var novadīt jūsu biznesu.

5. Veiciniet POS automāta izmantošanu pret skaidru naudu

Ja vēlaties ieviest efektīvu krājumu pārvaldības struktūru savam mazajam biznesam, jums jāveicina bezskaidras naudas darījums. Tirdzniecības vietu aparāta (POS) izmantošana ir viens efektīvs veids, kā mazināt krāpšanu mazos uzņēmumos. Izmantojot POS automātus, jūs varat būt pārliecināti, ka jūsu meitenes / zēni nezaudēs jūsu naudu.

6. Izveidojiet centrālo datu bāzes sistēmu:

Jums būtu jāizveido centrālā datu bāzes sistēma, īpaši, ja jums ir vairāki pārdošanas punkti. Centralizēta datu bāzu sistēma atvieglos ērtu katra uzņēmuma darījuma izsekošanu reālā laikā. Faktiski jūs varat sēdēt savā birojā vai mājās, lai uzraudzītu jūsu uzņēmuma plūsmu, tiklīdz jums būs centralizēta datu bāzes sistēma.

7. Izstrādājiet savu pielāgoto izsekošanas sistēmu

Ir dažādas izsekošanas sistēmas, kuras varat ieviest, lai jūsu mazajam biznesam nodrošinātu efektīvu krājumu pārvaldību. Jūs varat sēdēt kopā ar savu komandu, lai noteiktu labāko izsekošanas sistēmu, kas būs piemērota jūsu biznesam. Bet, ja jūs vadāt kravas pārvadājumu vai taksometru biznesu, varat uzstādīt automašīnu izsekotāju visās kravas automašīnās un kabīnēs - tas ir vienkāršākais un ērtākais veids, kā izsekot krājumus šādam biznesam.

8. Izveidojiet biznesa procesu, kas palīdzēs saņemt atsauksmes no klientiem

Vēl viens veids, kā ieviest efektīvu krājumu pārvaldību jūsu mazajam biznesam, ir biznesa procesa izveidošana, kas palīdzēs saņemt atsauksmes no klientiem. Piemēram, dažās bankās, iemaksājot skaidru naudu, jums būs jāiemet kasiera eksemplārs bankas iekšpusē esošajā lodziņā, un jums arī būs jāievada virsgrāmatā informācija par savu darījumu. Varat izmantot šo krājumu uzskaites modeli, ja tas ir piemērots jūsu biznesam.

9. Informējiet savus piegādātājus un pārdevējus par ziņojumu, kuru no viņiem vēlaties

Vēl viens veids, kā nodrošināt efektīvu krājumu pārvaldību jūsu mazajam biznesam, ir sazināties ar piegādātājiem un pārdevēju, lai pārrunātu jūsu cerības uz viņiem no krājumiem. Jūsu vienošanās ar viņiem varētu būt tāda, ka jūs varat piekļūt informācijai par visiem darījumiem ar viņiem divreiz mēnesī, 6 mēnešos vai pat katru gadu. Tas ir veids, kā salīdzināt ierakstus, lai pārliecinātos, ka esat uz pareizā ceļa.

10. Nolīgiet inventāra konsultantu, kurš palīdzēs jums laiku pa laikam pārskatīt inventāra struktūru

Visbeidzot, viena no lietām, kas jums jāievieš, lai nodrošinātu sava mazā biznesa efektīvu krājumu pārvaldības stilu, ir nolīgt krājumu konsultantu, kurš laiku pa laikam palīdzēs pārskatīt krājuma pārskatu un struktūru. Šī pieeja palīdzēs izlabot kļūdas biznesa procesā.

Tur jums tas ir; 10 efektīvi krājumu pārvaldības padomi maziem uzņēmumiem.